IMPORMADERAS Ltda., sociedad comercial legalmente registrada en la Cámara de Comercio de Cali, identificada con el NIT. 805.028.705-6 ubicada en la CRA 8 # 17-55 Barrio San Nicolás de la ciudad de Cali Valle – Colombia correo electrónico pqrs@impormaderasltda.com, en virtud de lo establecido en la normatividad vigente en materia de protección de datos personales según la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 y Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015, que permite poner en conocimiento del interés público, de sus clientes, trabajadores, aliados, colaboradores y proveedores su POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES.
Alcance La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales de IMPORMADERAS Ltda.
Aplicable a las bases de datos, archivos y/o documentos que contengan Datos personales y que son objeto de Tratamiento de IMPORMADERAS Ltda., como entidad responsable de dicho manejo y responsable del ejercicio de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013.
Identificación del responsable y encargado del Tratamiento de Datos personales.
Entidad: IMPORMADERAS Ltda.
Domicilio Principal: Carrera 8 No. 17 – 55 San Nicolás Cali Valle Colombia-
Número de Identificación Tributaria NIT: 805028705-6
PBX: (+57) (2) 8802811
Correo electrónico: pqrs@impormaderasltda.com
Horario de atención: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. – sábados de 8:00 a 1:00 pm
Objetivo.
La presente política tiene como objetivo informar a todos los titulares de sus datos personales el tratamiento que se le dará a los mismos cuando estén en poder de nuestra compañía, igualmente los procedimientos expeditos que aquí se establecen para el acceso a la información, alguna reclamación y/o solicitud sobre dicho manejo, siempre por supuesto a la luz de las disposiciones constitucionales y el derecho de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan obtenido sobre ellas en bases de datos.
El marco legal de IMPORMADERAS Ltda., establece en concordancia con la Constitución Política de Colombia, especialmente en sus artículos 15 y 20, los cuales determinan el derecho a la información, las libertades y garantías de todos los ciudadanos con respecto a sus datos personales, a su vez, lo preceptuado por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por medio de la cual se dictan disposiciones generales para la protección de la información y los datos personales.
Definiciones.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el Tratamiento de Datos personales.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales.
Dato personal público: es el Dato personal que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
Dato personal semiprivado: son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general, ejemplo: dato financiero y crediticio.
Dato personal privado: es la información de naturaleza íntima o reservada que, por encontrarse en un ámbito privado, sólo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad judicial en el cumplimiento de sus funciones, así como por decisión del titular de los mismos.
Dato personal sensible: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
PRINCIPIOS RECTORES DE LA POLÍTICA.
Principio de legalidad: El tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglamentada que debe sujetarse a lo establecido en ella, al Decreto 1074 de 2016 y las demás normas que los desarrollen, modifiquen o adicionen.
Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una o varias finalidades legítimas de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de nuestra compañía, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de Ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá́ hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por la Empresa se deberá́́ manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
Personas a quienes IMPORMADERAS Ltda., puede suministrar la información y que cumpla con las condiciones definidas en la Ley.
A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o a sus representantes legales.
A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
A los Encargados del Tratamiento con un contrato de Transmisión de Datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
A los terceros autorizados por el titular o por la Ley.
Derechos.
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
• Solicitar prueba de la autorización otorgada
• Conocer el uso que se ha dado a sus datos
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato
• Acceder a sus datos según los derechos que le otorga el artículo 8 de la ley 1581 de 2012
Finalidad.
Por medio de esta Política que reglamenta el tratamiento que se le dará a los datos personales y la información por parte de la Empresa, se garantiza que la información recolectada y administrada por IMPORMADERAS Ltda., será única y exclusivamente para el desarrollo de las actividades directamente ligadas al objeto social de la Empresa según las siguientes finalidades:
• Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de facturación, cobros y pagos.
• Publicidad y prospección comercial – Publicidad propia Marketing – Segmentación de mercados
• Recursos humanos – Gestión de personal – Nomina – Seguridad Social – Riesgos laborales
Dependencia responsable ante las consultas, peticiones, quejas y reclamos de titulares.
La Empresa ha designado al área de Marketing para el tratamiento de datos personales, para atender de manera inmediata y adecuada las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes que eleven los titulares a la Empresa.
Procedimiento.
Línea telefónica PBX (2) 8802811 ext. 100 en la ciudad de Cali, en el mismo se brindará información general a los titulares de los datos personales o sus representantes, en la misma se podrá actualizar, corregir, rectificar y solicitar cualquier novedad referente a la información y datos personales, incluso revocar la autorización otorgada para el tratamiento.
Igualmente se habilitó el correo electrónico: pqrs@impormaderasltda.com para todo lo concerniente a esta política. Ahora bien, en el caso de que el titular desee tramitar su solicitud de manera física, se puede radicar en la dirección CRA 8 # 17-55 Barrio San Nicolás en la ciudad de Cali Valle Colombia.
En los términos del artículo 13 de Ley 1581 de 2012, las informaciones y datos personales podrán ser suministrados, previa solicitud escrita para el efecto, a las siguientes personas:
• A los respectivos titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones.
• A los terceros que hubieren sido expresamente autorizados por el titular de los datos o que por expresa disposición legal y estén facultados para solicitar la información.
Seguridad de la información y medidas de seguridad.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normativa vigente, IMPORMADERAS Ltda., adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y CONSULTA EN LISTAS RESTRICTIVAS IMPORMADERAS Ltda.
De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, declaro que entrego de forma libre y voluntaria los siguientes datos personales: Nombres y apellidos o razón social, documentos de identificación, dirección, ciudad, teléfonos, celular y correo electrónico entre otros. Para lo cual, autorizo de manera libre, expresa inequívoca e informada, a IMPORMADERAS LTDA., o a quien represente sus derechos, para que realice la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, y en general, el tratamiento de mis datos personales con los siguientes fines: Facturación, recaudo, reporte de información requerida ante entes de control, establecer acuerdos comerciales, verificación de referencias de legalidad y riesgo ante los organismos respectivos, medir niveles de satisfacción, informar sobre campañas de servicio promocionales,realizar encuestas, recordatorio para procedimientos y mantenimientos, ejecutar campañas de fidelización, realizar remisiones y pedidos, actualización de datos, ofrecimiento de productos y servicios, comunicar información relacionada con productos para la financiación en la adquisición de productos y comunicar noticias de ante IMPORMADERAS LTDA., evaluar la calidad y satisfacción de clientes y proveedores, dar trámite a quejas, peticiones, recomendaciones y generar acciones de mejora. Declaro que se me ha informado de manera clara y comprensible que tengo derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales proporcionados, a solicitar prueba de esta autorización, a solicitar información sobre el uso que se le ha dado a mis datos personales,a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el uso indebido de mis datos personales, a revocar esta autorización o solicitar la supresión de los datos personales suministrados y a acceder de forma gratuita a los mismos. Declaro que la información por mí proporcionada es veraz, completa, exacta, actualizada y verificable. Mediante la firma del presente documento, manifiesto que reconozco y acepto que cualquier consulta o reclamación relacionada con el tratamiento de mis datos personales podrá ser elevada verbalmente o por escrito ante IMPORMADERAS LTDA., como responsable del tratamiento, cuyo teléfono de atención es 8802811, y su dirección es CRA 8 # 17-55 BARRIO SAN NICOLAS en la ciudad de Cali Valle Colombia, o al correo electrónicoa revocar esta autorización o solicitar la supresión de los datos personales suministrados y a acceder de forma gratuita a los mismos. Declaro que la información por mí proporcionada es veraz, completa, exacta, actualizada y verificable. Mediante la firma del presente documento, manifiesto que reconozco y acepto que cualquier consulta o reclamación relacionada con el tratamiento de mis datos personales podrá ser elevada verbalmente o por escrito ante IMPORMADERAS LTDA., como responsable del tratamiento, cuyo teléfono de atención es 8802811, y su dirección es CRA 8 # 17-55 BARRIO SAN NICOLAS en la ciudad de Cali Valle Colombia, o al correo electrónicoa revocar esta autorización o solicitar la supresión de los datos personales suministrados y a acceder de forma gratuita a los mismos. Declaro que la información por mí proporcionada es veraz, completa, exacta, actualizada y verificable. Mediante la firma del presente documento, manifiesto que reconozco y acepto que cualquier consulta o reclamación relacionada con el tratamiento de mis datos personales podrá ser elevada verbalmente o por escrito ante IMPORMADERAS LTDA., como responsable del tratamiento, cuyo teléfono de atención es 8802811, y su dirección es CRA 8 # 17-55 BARRIO SAN NICOLAS en la ciudad de Cali Valle Colombia, o al correo electrónicoMediante la firma del presente documento, manifiesto que reconozco y acepto que cualquier consulta o reclamación relacionada con el tratamiento de mis datos personales podrá ser elevada verbalmente o por escrito ante IMPORMADERAS LTDA., como responsable del tratamiento, cuyo teléfono de atención es 8802811, y su dirección es CRA 8 # 17-55 BARRIO SAN NICOLAS en la ciudad de Cali Valle Colombia, o al correo electrónicoMediante la firma del presente documento, manifiesto que reconozco y acepto que cualquier consulta o reclamación relacionada con el tratamiento de mis datos personales podrá ser elevada verbalmente o por escrito ante IMPORMADERAS LTDA., como responsable del tratamiento, cuyo teléfono de atención es 8802811, y su dirección es CRA 8 # 17-55 BARRIO SAN NICOLAS en la ciudad de Cali Valle Colombia, o al correo electrónicopqrs@impormaderasltda.com.
Manifiesto que los recursos que componen mi patrimonio no provienen de lavado de activos, financiación del terrorismo, narcotráfico, captación ilegal de dineros y en general de cualquier actividad ilícita. El origen de mis fondos se deriva del ejercicio de mis negocios o actividades profesionales lícitas.
De forma voluntaria e informada, autorizo la consulta, verificación y monitoreo de información pertinente para la prevención de riesgos de LAVADO DE ACTIVOS y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO en las listas restrictivas que IMPORMADERAS LTDA, tanga a bien consultar, en desarrollo de las obligaciones legales que tiene y ejerce.”
NOTA: Si dentro de los (30) días siguientes a la presente comunicación, IMPORMADERAS LTDA no ha recibido solicitud de supresión de los datos personales, con base en lo establecido en el artículo 10 del decreto 1377 de 2013, IMPORMADERAS LTDA, podrá continuar realizando el tratamiento de sus datos para las finalidades indicadas en la política y legislación vigente para tal fin.
La presente Política entra en vigencia a los 1 días del mes de enero de 2014.